06 2014 — 01 2016 1 год 7 месяцев

1с 8.2 торговля склад, кассовая отчетность (ведение кассы, ЖКО, возвраты и т.д., документооборот офиса, работа с поставщиками услуг (аренда, связь, и т.д.), ведение табеля учета рабочего времени, прием/увольнение оформление сотрудников, ведение деловой переписки через интернет и по почте. Ведение отчетности в word и еxсel. В мои ежедневные обязанности также входит организационное и документационное обеспечение деятельности офиса, все изменения, дополнения, уточнения по работе с программой 1с, приказы и/или распоряжения довожу до сведения всех сотрудников офиса. Так же выполняю функции секретаря руководителя ОСП г. Новосибирка, выполняю поручения различного характера, обзвон клиентской базы, поиск необходимой информации в интернете о клиентах, составление отчетности по выполненной работе. А также приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Фиксирование оттиска гербовой печати на товарных, товаро-транспортных документах, актах от поставщиков услуг, полученных по почте или от курьера. Ознакомление сотрудников компании об изменениях принятых внутри компании касаемо трудовых отношений, а так же произвожу регистрацию, хранение, формирование дел сотрудников до отправления документов в московский офис компании. Каждый день работаю с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, электронная почта): приём, передача адресату, учёт, хранение; распечатывание приказов, распоряжений, а так же накладных отгрузки, счетов фактур; Консультирую клиентов по телефону; произвожу получения корреспонденции по почтовому и фактическому адресу, в том числе совершаю отправку писем по почте. Работа с транспортными компаниями принимающими и доставляющими грузы: отслеживание получение от них документов, оповещение о сроках хранения грузов на складах транспортных компаний. Так же оформляю доверенности на получение посылок и др. материальных ценностей для подписания руководителем. Сбор, сканирование и формирование пакета документов для отправки в головной офис компании осуществляется в течении всего рабочего дня по мере поступления и подписание документов. По запросу бухгалтерии предоставляю эти документы в то же день в сканированном виде на электронную почту бухгалтеру. Формирование актов сверок в программе 1с раз в квартал, также при окончании сотрудничества с покупателем. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, передача информации для тех сотрудников, которым она предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для руководителя информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения сотрудников. Организация встречи посетителей и гостей офиса. Заказываю авиа- и железнодорожные билеты, бронирую гостиницы по необходимости для менеджеров, руководителя или других сотрудников компании направленных в командировку. Обеспечиваю жизнедеятельность офиса: заказ воды по мере необходимости, заказ канцелярии по мере необходимости, оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей, другим поставщикам услуг (интернет, телефония, заправка картриджа, газпромнефть, курьерская служба). Организация и контроль за соблюдением сотрудниками инструкции по безопасности и режима работы, установленными головным офисом компании и арендодателями. Работа с кассой: осуществление и обеспечение правильного оформления операций приема, выдачи, учета и хранения ценных бумаг, включая денежные знаки. Ведение кассовой книги на основании учета приходно-расходной документации, а также контроль над наличными средствами и постоянная сверка записей в документах с реальным состоянием кассы, составление кассовой отчетности по данным документам. Урегулирую решение технических проблем связанных с программой 1с, интернетом и телефонией в начале с системным администратором и программистом 1с, а в последствии, если проблема не решена, обращение к поставщикам услуг, в том числе в письменном виде и по телефону для устранения неполадок в кратчайшие сроки.